KOJI LOG — 工事ログシステム
事務所の使い方 — 物件・工事・書類・掲示板・請求・アフター点検
入口の「物件管理」で使う画面です。ここが入力の場所で、現場の画面は原則として見るだけです。 はじめて使う方は① 導入編から読んでください。
建物が先、工事が後です。1つの建物に、工事は何件でもぶら下がります。
「アフター点検一覧」「請求一覧」のように「一覧」が付いていれば見るだけ（灰色の見出し）、「一覧」が付いていなければ入れる場所（青い見出し）です。見出しの右側にも「入れるのはここ」「見るだけ」と出ます。
所在地・竣工日・戸数・構造・管理組合・管理会社・設計監理者。最初から全部埋めなくてかまいません。
| 物件（建物） | 工事（案件） | |
|---|---|---|
| 組織の名前 | 管理組合・管理会社・設計監理者 | — |
| 人の名前 | — | 理事長・担当理事（毎年変わるため） |
| 築年数 | 竣工日から自動で出ます（入力は要りません） | — |
| 現場の条件 | 搬入経路・資材置場・電気と水・足場の掛けにくい面 | — |
現場の条件は、見積と段取りのために書いておく欄です。次に同じ建物で工事を請けるときに効きます。
「大規模修繕工事」「防水改修工事」など、候補から選べて、自分で書くこともできます。会社ごとの言い方に合わせてください。「第◯回」は名称に入れず、別の欄があります。
所在地・管理組合・設計監理者の3つは、工事を追加するときに物件から写します（現場の画面がその値を見ているためです）。
工事ごとに選びます。下請のときは「元請工事会社」を入れる欄が使えます。
協力会社＝自社が出す先（下へ）。元請工事会社＝自社が受ける元（上へ）。同じ「会社名」でも意味が反対なので、入れ間違えないでください。
下請でも、発注者（管理組合）・理事長・担当理事は入れられます。エンドが誰かを残しておきたいときにお使いください。
書類は仕事の場所ごとに分かれています。見積書は「見積」、契約書は「契約」の中、というふうに、その書類を使う場所にそのまま貼れます。ファイルのまま貼れるので、中身を入力し直す必要はありません。
並びは仕事の順です。上から 見積 → 契約 → 請求 → 説明会・ヒアリング資料 → 現場の書類 → 会議体資料 → 竣工引き渡し書類 → アフター点検 と並んでいます。
| 場所 | 入るもの |
|---|---|
| 見積 | 見積書 金額と、どれで契約したかが残ります |
| 契約（契約の中） | 工事請負契約書／変更契約書／覚書 |
| 説明会・ヒアリング資料 | ヒアリング資料／工事説明会資料 |
| 現場の書類 | 施工計画書／施工要領書／検査記録／安全書類／工事図面／その他 |
| 会議体資料 | 材料承認書／理事会資料／議事録 |
| 竣工引き渡し書類・ アフター点検書類 | 竣工図書／保証書／アフター点検記録 |
見積書に金額を入れておくと、初回の見積から値引き後の見積まで出した順に並びます。契約した見積の 契約にする を押すと、工事の請負金額に入ります（手で入れ直す必要はありません）。契約になっている見積は1つだけで、別のものを選ぶと入れ替わります。
住民の方に見ていただく洗濯物情報・2週間工程表・工事のお知らせ・全体工程表は、③ 工事管理編の「掲示板」タブで貼ります。資料を作るのも、紙を貼るのも、QRコードを出すのも現場の方なので、そちらにまとめてあります。
竣工図書・保証書・アフター点検記録は、工事に貼っておくと物件の画面にも集まって出ます。何年も先に「前回どこを触ったか」「保証はいつまでか」を見るときは、工事を1つずつ開かなくても、物件の画面でまとめて探せます。
上の6つは工事に貼るものです。建物そのものの書類は、物件をひらいた先に2つあります。
下地補修図のようなその工事のための図面は、工事の「現場の書類」に工事図面として入ります。
書類を貼れるのはこの物件管理の画面だけです。工事管理（現場）の画面では、貼られた書類を見ることしかできません。入れる場所を1つにして、「どっちに入れたか分からない」が起きないようにしてあります。
画像とPDFのみ・50MBまでです。Excelの見積書、Wordの施工計画書はPDFにしてから貼ってください。竣工図のように大きなPDFは、意匠・構造・設備などに分けて貼ると収まります。入らなかったときは画面に理由が出ますので、その文言をケンサポへお伝えください。
図面や検査記録は文字が読める大きさに保ったまま縮めています。現場の電波が弱くても送れます。
消せるのは主担当だけです。図面や竣工図書が誤操作で消えるのは、日報より重いためです。
工事詳細の「請求」で入れます。1つの工事に何回でも足せます（着工時・中間・完了時など）。
| 入れるもの | いつ入れるか |
|---|---|
| 請求予定日 | 契約のときに、分かっている予定を入れておく |
| 入金予定日 | |
| 回・区分・金額 | 1回目／2回目、着工時／中間／完了時（自分で書くこともできます） |
| 発行日 | ★請求書を出したら記録する。空なら「まだ出していない」という意味です |
| 送った記録 | 請求書No・送付日・送付先 |
このシステムに残るのは「この日に入る予定」までです。入金の確認は経理の仕事なので、入金予定日が過ぎても警告は出しません（入金済のものを催促する表示になってしまうためです）。
警告が出るのは「まだ発行していない請求」だけです。
「期日をまとめて見る」（7章）に未発行の請求と入金予定日が一覧で出ます。印刷して渡せます。
工事詳細の「アフター点検」で入れます。保証は工事に対して発生するので、物件ではなく工事にぶら下がります。
| できること | 中身 |
|---|---|
| 点検を1件足す | 種別（1年・2年・5年・10年・随時）・予定日・備考 |
| 完工日からまとめて作る | 1年・2年・5年・10年を一度に。既にある種別は飛ばします |
| 実施を記録 | 実施日が入り、所見を書けます |
| 削除 | 主担当だけ |
完工日が空だと作れません。先に工事詳細で完工日を入れてください。
「屋上防水の10年点検」のように、種別と備考に書いてください。点検は1つの工事に何件でも作れます。
点検も請求も、期日が来たことに気づけなければ意味がありません。3つの見方があります。
| どこ | 何が出るか | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 物件一覧に出る印 | 物件の名前の横に「そろそろ点検 2件」「そろそろ請求 1件」のように出ます（過ぎていると「点検が期限ごえ」「請求がまだ」） | いつも見える |
| 期日をまとめて見る | 物件を跨いで、未実施の点検と未発行の請求を期日の近い順に表で | 遠い先まで |
| カレンダー | 月のマス目に、その日の予定が1件ずつ並びます。アフター確認／請求確認の2つ | 近いところ |
点検には1年後・5年後・10年後があります。カレンダーで10年先を見るには月を120回めくることになるので、遠い先は「期日をまとめて見る」で見てください。出す範囲は すぎたものだけ／90日以内／1年以内／ぜんぶ から選べます。
この印が出はじめるのは、点検は期日の90日前から、請求は予定日の30日前からです。点検は段取りに月単位の余裕が要りますが、請求は予定日に出すものだからです。
表の行も、カレンダーに並んだ予定も、クリックするとその工事の詳細がひらきます。直すのはそこです。
移る道は3つあります。どれを押しても同じところに着きます。
QRを出す・職人を承認する・出面や日報を見るのは、現場の画面です（③ 工事管理編）。
物件管理と工事管理は同じシステムです。行き来してもログインし直す必要はありません。現場の画面からは、ナビの「この物件の情報 →」で戻れます。
工事詳細に「登録した担当」と「最後に保存した担当（日時）」が出ます。後から「これは誰が入れたのか」を辿れます。
ログインしている本人が自動で記録されます。入力する欄はありません。
| こんなとき | どうする |
|---|---|
| 物件が1件も出てこない | ★右上のメールアドレスを見る。別の人でログインしたままのことがあります。それでも出ないときは、管理者に担当へ入れてもらってください |
| 保存できない | 必須の欄（物件名／件名）が空でないか確かめる |
| 書類が入らない | 画像とPDFのみ・50MBまで。ExcelやWordはPDFにしてから。画面に出た理由をケンサポへ |
| 点検をまとめて作れない | 完工日が空です。工事詳細で入れてください |
| 「そろそろ点検」「そろそろ請求」が出ない／数が合わない | 一覧の上に赤い帯が出ていないか見てください。読み取りに失敗したときは黙らず知らせます |
| 間違えて消した | 戻せません。だから消せるのは主担当だけにしてあります |
| 工事を消したい | ★その下の書類・点検・請求・出面・日報もすべて消えます。よく確かめてから |